Proforma faktura: Co to je a k čemu slouží?

Co je proforma faktura

Proforma faktura je dokument, který se podobá běžné faktuře, ale má jeden zásadní rozdíl: není to daňový doklad. To znamená, že proforma faktura neslouží jako podklad pro účetnictví a neprokazuje zdanitelné plnění. Místo toho slouží jako předběžná informace o ceně a podmínkách obchodu. Představte si ji jako nezávaznou nabídku shrnutou v přehledném dokumentu.

Proforma faktura typicky obsahuje popis zboží nebo služeb, jejich množství, cenu za jednotku, celkovou cenu, datum vystavení a platnost nabídky. Často se setkáte s doplňujícími informacemi, jako jsou platební podmínky, způsob dopravy nebo kontaktní údaje.

Ačkoliv proforma faktura není daňový doklad, je důležité ji brát vážně. Prodejce na jejím základě může například připravovat zboží k odeslání nebo rezervovat kapacity pro služby. Zároveň slouží jako podklad pro konečnou fakturu, která bude vystavena po dodání zboží nebo poskytnutí služby.

Existuje několik situací, kdy se s proforma fakturou můžete setkat. Často se používá v mezinárodním obchodě, kde slouží jako podklad pro celní řízení. Dále se s ní můžete setkat při zálohových platbách, kdy slouží jako doklad o přijetí platby před dodáním zboží nebo služby.

Kdy se používá

Proforma faktura se používá v situacích, kdy je potřeba potvrdit závazek odběratele k zaplacení ještě předtím, než je možné vystavit standardní fakturu. Typicky se s ní setkáte například při zálohových platbách, kdy dodavatel požaduje uhrazení části ceny předem. Slouží také jako podklad pro celní řízení při exportu zboží do zahraničí.

Vlastnost	Proforma faktura	Faktura
Záväznosť	Nezáväzná	Záväzná
Platobná povinnosť	Nevzniká	Vzniká
Účel	Žiadosť o platbu, informácia o objednávke	Potvrdenie o uskutočnení obchodu

Typ faktury, kterou vystavíte, závisí na konkrétní situaci. Běžná faktura se vystavuje po uskutečnění zdanitelného plnění, tedy například po dodání zboží nebo poskytnutí služby. Zálohová faktura se vystavuje v případě, že je záloha sjednána v kupní smlouvě a je splatná ještě před uskutečněním zdanitelného plnění. Opravný daňový doklad, lidově nazývaný dobropis, se vystavuje v případě, že je potřeba opravit nesprávné nebo neúplné údaje na již vystavené faktuře. Vrácení zboží nebo poskytnutí slevy jsou typické situace, kdy se vystavuje dobropis.

Je důležité si uvědomit, že proforma faktura není daňový doklad a neslouží k účtování. Pro zaúčtování je nutné vystavit standardní fakturu, a to i v případě, že odběratel již na základě proforma faktury uhradil zálohu.

Náležitosti proforma faktury

Proforma faktura není daňovým dokladem, a proto se na ni nevztahují tak přísné formální náležitosti jako na běžnou fakturu. Přesto by měla obsahovat určité náležitosti, aby plnila svůj účel.

Základní náležitosti proforma faktury:

• Označení "proforma faktura"
• Identifikační údaje dodavatele a odběratele
• Datum vystavení
• Popis dodávaného zboží nebo služeb
• Množství a jednotková cena
• Celková cena bez DPH
• Sazba DPH a celková cena s DPH
• V případě cizí měny kurz k české koruně
• Platební podmínky, zejména datum splatnosti
• Označení jako nezávazná nabídka

Na proforma faktuře nemusí být:

• Datum zdanitelného plnění
• Evidenční číslo daně
• Údaje o bankovním spojení

Typ faktury, zda se jedná o proforma fakturu nebo běžnou fakturu, by měl být vždy jasně specifikován.

Proforma faktura je jako slib daný v písku – naznačuje budoucí závazek, ale snadno se smaže.

Eliška Dvořáková

Rozdíl oproti běžné faktuře

Proforma faktura se od běžné faktury liší v několika klíčových aspektech. Zatímco běžná faktura slouží jako daňový doklad a je závazným dokladem o prodeji zboží nebo služeb, proforma faktura má spíše informativní charakter. Její hlavní funkcí je předběžně informovat odběratele o ceně a podmínkách dodání zboží nebo služeb. Na rozdíl od běžné faktury není proforma faktura zahrnuta do účetnictví a nevzniká na jejím základě povinnost platby.

Typicky se proforma faktura používá v situacích, kdy ještě nejsou dohodnuty všechny detaily obchodu, nebo pokud odběratel požaduje předběžnou fakturu pro své interní účely. Například pro schválení rozpočtu nebo zajištění financování. Proforma faktura může být také použita v případech, kdy je zboží expedováno před uskutečněním platby, například při platbě na dobírku.

Důležitým rozlišovacím znakem proforma faktury je absence slova "faktura" v názvu dokumentu. Místo toho se obvykle používá označení "proforma faktura" nebo "zálohová faktura". Na proforma faktuře by mělo být jasně uvedeno, že se nejedná o daňový doklad a nevzniká na jejím základě povinnost platby.

Platba na základě proformy

Platba na základě proformy faktury je běžnou praxí v obchodních vztazích, zejména při prvních obchodech nebo u specifických objednávek. Proforma faktura slouží jako předběžný doklad, který obsahuje informace o plánované transakci, jako je popis zboží nebo služeb, jejich cena, platební podmínky a údaje o dodavateli a odběrateli.

Na rozdíl od standardní faktury, proforma faktura není daňovým dokladem a neslouží k vyúčtování DPH. Její hlavní funkcí je poskytnout odběrateli veškeré potřebné informace k provedení platby. Po uhrazení platby na základě proformy faktury je dodavatel povinen vystavit standardní daňový doklad – fakturu, která slouží jako doklad o prodeji a je podkladem pro daňovou evidenci.

Proforma faktura se často používá v případech, kdy není možné vystavit standardní fakturu ihned po objednání, například u zboží na zakázku, nebo v situacích, kdy je vyžadována platba předem. Platba na základě proformy faktury dává odběrateli jistotu, že dodavatel je schopen dodat objednané zboží nebo služby, a zároveň umožňuje dodavateli minimalizovat riziko neuhrazení faktury.

Výhody pro kupujícího

Proforma faktura slouží jako předběžná faktura, která vám umožňuje ověřit si detaily objednávky před jejím finálním potvrzením. Je to skvělý nástroj pro minimalizaci rizika nedorozumění a potenciálních sporů s dodavatelem. Před odesláním platby si můžete zkontrolovat, zda jsou uvedené produkty, množství, ceny a další podmínky v souladu s vaší dohodou. V případě potřeby můžete požádat o úpravu proforma faktury. Teprve po odsouhlasení všech detailů obdržíte finální fakturu, která slouží jako daňový doklad. Proforma faktura vám dává jistotu a kontrolu nad vašimi nákupy. Můžete si být jisti, že platíte pouze za to, co jste si objednali a za předem dohodnutých podmínek.

Nevýhody pro prodávajícího

Pro prodávajícího může mít vystavení proforma faktury i určité nevýhody. Zaprvé, proforma faktura není daňově uznatelným dokladem. To znamená, že prodávající si nemůže odečíst DPH z proforma faktury a ani ji nelze použít pro daňové účely. Zadruhé, proforma faktura nezavazuje kupujícího k platbě. Ačkoliv může obsahovat datum splatnosti, nejedná se o závazný dokument a kupující není povinen platbu provést. To může vést k problémům s cash flow, pokud prodávající s platbou počítá. Za třetí, vystavení proforma faktury může být časově náročnější než vystavení běžné faktury. Prodávající musí fakturu upravit a znovu odeslat, jakmile je objednávka potvrzena a zboží připraveno k odeslání. To může být administrativní zátěží, zejména pro firmy s velkým objemem objednávek. V neposlední řadě, použití proforma faktury může svědčit o menší profesionalitě firmy. V některých odvětvích je běžnější používat zálohové faktury nebo objednávky, které jsou pro obě strany závaznější.